Como quedé en el anterior post sobre el sistema de gestión de la Q de calidad desgranaremos como hacer nuestros procedimientos, instrucciones y formatos.
Lo primero que debemos saber es ¿qué es un procedimiento? y en definición es: un procedimiento es un documento que complementa al manual de calidad y describen qué, quién, cómo y cuándo se realizan las actividades dirigidas a proporcionar la satisfacción del cliente en los servicios prestados por el establecimiento.
Sabiendo esto, empezamos manos a la obra.
Debemos de saber cuáles se consideran necesarios para dar cumplimiento a los diferentes apartados de la norma. Hay veces que no sería necesario desarrollar un procedimiento a la hora de superar una auditoria pero ese no es nuestro objetivo, nuestro objetivo es desarrollar un sistema de gestión que sea útil y que nos sirva para nuestra empresa y nuestro trabajo.
Lo que voy a plasmar aquí es una de las formas de hacerlo, no hay nada escrito y ninguna norma que te diga que debe ser de esta o de otra manera.
Una vez decidido, que procedimientos aplican a la empresa decidamos como vamos a estructurarlos. Un encabezado, donde pondremos nuestro logo, el nombre del procedimiento y el código, edición, fecha y paginado.
- Código: Todo tiene que estar codificado. Mi propuesta es la siguiente. P (que indica que es un procedimiento) - XXX (siglas del procedimiento, por ejemplo si es limpieza- LIM)- 01 (primer procedimiento de limpieza. Pondríamos 02, 03... A los siguientes, si es que los hubiera).
- Edición: Se pone el número de la edición 00 ó 01. Cuando se realice un cambio en el procedimiento, modificaremos la edición.
- Fecha: Pondremos la fecha en la que implantamos el procedimiento. Es decir, si lo escribimos el 28 de mayo pero lo implantamos el 28 de agosto será esta última la que pondremos.
- Paginado: Pues como la palabra indica.
Después de este encabezado, ponemos el índice: objeto (cuál es el objeto del procedimiento), alcance (que es lo que abarca) , responsabilidades (quien o quienes se consideran los responsables de la realización), desarrollo ( como y cuando realizar las tareas) y anexos ( si es que ese procedimiento genera en sí mismo otro tipo documentación, pondremos aquí el listado de esta documentación.
Y finalmente un cuadro de firmas, donde indicaremos quien lo ha realizado, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado.
Una vez realizada la portada, nos pondremos a redactar el procedimiento. Recordemos, aquí hay que desarrollar el índice y hay que tener en cuenta el cumplimiento de la norma de referencia. Puede que a lo largo del procedimiento necesitemos una instrucción, y...
¿Qué es una instrucción? pues es un documento en el que se especifica de una forma concreta como llevar a cabo una actividad o conjunto de actividades. Es mucho más específico que un procedimiento y se definen sólo cuando sean necesarios. Por ejemplo, estamos redactando el procedimiento de reservas y queremos especificar punto por punto como se introduce la reserva en el programa informático podríamos hacerlo directamente en el procedimiento pero es mejor abrir una instrucción de trabajo.
La instrucción llevará el mismo encabezado que el procedimiento, en vez de P pondremos I y en vez de tener una portada directamente llevará el cuadro de firmas al final de la instrucción.
También tenemos los formatos, que una vez cubiertos se llamarán registros. Esta "plantilla" permitirá dejar constancia del correcto desarrollo de los trabajos tal y como lo hemos descrito, bien en los procedimientos o en el Manual de Dirección (este ya lo veremos en otro post que tiene miga). Hay varios tipos de registros, los que ya vienen con un formato predefinido como puede ser un albarán, una factura, el "contratillo" de entrada, etc. o bien que nosotros seamos quien lo creamos como puede ser un formato de limpieza, de mantenimiento, de temperatura de cámaras... etc.
Por supuesto esto también va codificado. Propongo lo mismo que para el procedimiento salvo que en vez de una P le ponemos una R.
Importante: Estos formatos no tienen porque ir en soporte papel.
Así pues, supongamos que tenemos un procedimiento, una instrucción y 2 formatos de limpieza la codificación quedaría así: P-LIM.01, I-LIM.01, R-LIM.01, R.LIM.02.
Recordar que esto es un ejemplo de codificación.
Reglas básicas para una buena estructura del sistema de gestión: ser ordenados y que exista una trazabilidad.
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